Perusahaan Indonesia kini memiliki banyak pilihan ketika  ingin memulai  bisnis. Berbagai jenis kantor telah tersedia dan ditawarkan dengan harga yang sangat terjangkau, sebagai ruang kantor pribadi dan kantor virtual. Virtual office atau kantor virtual, seperti yang mungkin sering kita dengar, merupakan kantor bersama yang alamat dapat digunakan oleh banyak perusahaan sebagai alamat perusahaan, dan kantor dapat digunakan bersama-sama untuk penerimaan paket dan surat-surat, penerimaan telepon dan sebagainya.

Dalam penyewaan ruang kantor pribadi atau kantor virtual (virtual office) dapat memberikan lebih banyak manfaat untuk pebisnis dari segi finansial, hal ini karena harga sewa per tahunnya yang jauh di bawah unit kantor di gedung perkantoran pada umumnya. Tapi bagaimana dalam hal legalitas? Apakah penting legalitas ketika menggunakan virtual office? Berikut adalah hal-hal yang harus di ketahui.

Apakah Bidang Usaha Diperbolehkan Untuk Menggunakan Virtual Office?

Tidak semua industri dapat menggunakan kantor virtual (virtual office).  Jenis usaha tertentu harus memiliki kantor fisik misalnya usaha di bidang pariwisata dan jasa konstruksi, jenis usaha seperti ini harus menggunakan ruang kantor pribadi atau serviced office. Anda juga dapat konsultansi dengan notaris Anda apakah bidang usaha anda diperbolehkan untuk menggunakan virtual office.

Bagaimana Jika Bidang Usaha Anda Tidak Diperbolehkan Untuk Menggunakan Virtual Office?

Mendokumentasikan legalitas perusahaan pada umumnya: Akta, SK Kemenkumham, NPWP, SIUP dan TDP. Namun, ada sebuah industri yang harus memiliki izin khusus. Sebuah lisensi khusus adalah pemberian izin untuk PT berdasarkan jenis industri. Contoh izin khusus meliputi: Izin Usaha Perkebunan (IUP), Izin Usaha Pertambangan, Surat Izin Usaha Jasa Kepariwisataan, Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi. Dalam mendapatkan izin usaha di bidang ini, sebuah perusahaan harus memiliki kantor fisik. Jika Anda masuk dalam kategori ini, Anda dapat menyewa kantor pribadi (private office)  kantor misalnya serviced office yang dilengkapi dan disertai dengan berbagai peralatan untuk Anda dan tim.

Hal yang Harus Diperhatikan Bagi Pihak yang Menyewa Virtual Office

Selain itu, ada hal-hal lain yang Anda berencana untuk menyewa virtual office agar menjadi lancar.

Status tempat

Kejelasan status tempat yang akan dijadikan sebagai kantor virtual. Apakah Anda menyewa atau membeli tempat, pastikan sengketa dan status Anda sebagai penyewa atau pembeli memiliki hubungan hukum dengan para pihak yang tepat. Status tempat ini penting karena akan menjadi dasar untuk menerbitkan dokumen-dokumen pendukung yang diminta oleh kantor virtual atau virtual office dari penyewa.

Kepercayaan

Agar perusahaan yang mendapatkan kepercayaan dari virtual office, Anda harus menghormati aspek hukum yang terkait dengan pendirian perusahaan dan upaya perizinan. Memilih bentuk perusahaan yang memenuhi kebutuhan Anda, baik Persekutuan Komanditer (CV) atau Perseroan Terbatas (PT).

Lokasi yang Strategis

Walaupun Anda tidak menyewa kantor fisik, alamat virtual office masih harus dilihat. Alamat Strategis akan memudahkan dalam pengiriman barang dan dapat meningkatkan citra perusahaan. Selain itu, Anda juga harus tahu tentang zonasi kantor. Pastikan Anda memilih zonasi komersial yang dapat digunakan dalam manajemen lisensi operasi.

Harga Paket Virtual Office yang Bersaing

Untuk mencapai kualitas dan layanan virtual office yang baik, Anda tidak harus memilih yang mahal. Cukup menyesuaikan anggaran yang ada. Secara umum, harga tergantung pada jenis layanan dan lokasi virtual office. Jumlah virtual office yang banyak, itu harus lebih mudah bagi Anda untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jenis-jenis layanan yang ditawarkan

Sebelum menyewa, mintalah penjelasan layanan dan fasilitas yang akan Anda dapatkan dari penyedia virtual office. Meskipun tidak setiap hari datang ke kantor, virtual office biasanya menawarkan meeting room dan ruang bagi pekerja untuk bekerja secara optimal. Untuk menyederhanakan bisnis Anda, juga mempertimbangkan apakah virtual office memberikan layanan legalitas atau tidak. Pada dasarnya, memilih virtual office dengan berbagai sarana yang dapat mendukung bisnis Anda.